Sự kiện không phải là một lĩnh vực khô khan mà mà là ngành của sự sáng tạo. Khi đứng trước một sự kiện cần phải lên kế hoạch, bạn sẽ làm thế nào? Cùng VietAnt tìm hiểu 7 cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả.

Ý tưởng tổ chức sự kiện là gì?

Ý tưởng tổ chức sự kiện là “linh hồn”, là “tinh thần” của toàn bộ sự kiện. Ý tưởng sẽ theo suốt quá trình chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. Từ những ý tưởng đó, người quản lý tổ chức sự kiện mới có thể vạch ra được kế hoạch chi tiết của event. Ý tưởng được thể hiện ở chủ đề sự kiện, logo, banner hay cách trang trí sân khấu, dress code của khách tham dự....

7 cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả

Dựa trên nhu cầu và mục tiêu hướng đến của khách hàng
Dù muốn phiêu ý tưởng đến đâu thì đều phải dựa trên nhu cầu và mục tiêu hướng đến của khách hàng. Khách hàng thích tông xanh mà lại làm sân khấu màu đỏ thì chắc chắn sẽ gây ấn tượng không tốt với khách hàng.Hay mục tiêu khách hàng hướng đến là quảng bá sản phẩm dịch vụ bảo hiểm Món quà Phú Quý của MB Ageas Life cho các gia đình, bạn lại làm ý tưởng quá tươi trẻ đậm chất sinh viên, chắc chắn hiệu quả mục tiêu sẽ bị sụt giảm nghiêm trọng.
 
 
Quan sát và trao đổi với khách hàng
Ý tưởng sự kiện xuất phát từ mong muốn và nhu cầu của khách hàng, nhưng là một chuyên viên sự kiện có kinh nghiệm tổ chức sự kiện dày dặn luôn hiểu không phải ý kiến nào của khách cũng đúng. Ý tưởng cần dựa trên sự quan sát nhanh nhạy và những cuộc trao đổi thống nhất ý kiến. 
Trong những cuộc bàn luận luôn có sự ra đời của những ý tưởng độc đáo và trên hết nhận được sự hài lòng và đồng tình của khấch hàng.

Áp dụng công thức 5W - 1H để lên ý tưởng
Công thức 5W 1 H ở đây chính là: Why - Who - When - Where - What - How
 

 
- Why:  Vì sao lại tổ chức sự kiện? 
Để trả lời câu hỏi này, bạn cần phải xác định mục đích khách hàng tổ chức sự kiện, loại hình sự kiện, từ đó xác định rõ phong cách sự kiện cần theo đuổi

- Who: Tổ chức sự kiện cho ai? Ai tổ chức sự kiện?
Bạn cần xác định khách hàng tìm đến công ty tổ chức sự kiện là ai, họ có vai trò gì trong buổi event. Tìm hiểu tệp khách hàng mà họ muốn hướng tới, trong quá trình truyền thông sẽ dễ dàng tiếp cận và quảng bá sự kiện hơn.
 
- When: Khi nào thì sự kiện sẽ được diễn ra?
Thông thường, thời gian diễn ra event đã được khách hàng định sẵn. Nhưng có một số loại hình sự kiện thì bạn cần phải xem xét thời gian có phù hợp với khách hàng tham dự không, thời điểm đó có bị trùng với nhiều sự kiện khác không.Ví dụ khi lên ý tưởng tiệc cuối năm cho một công ty, bạn nên chọn thời điểm trước Tết khoảng 2-3 tuần tránh tình trạng quá tải và nhân viên về quê đón Tết.
 
- Where: Tổ chức sự kiện ở đâu?
Không gian tổ chức sự kiện rất quan trọng vì nó là điểm nhấn ấn tượng của toàn bộ sự kiện, mang đậm phong cách và tinh thần buổi tiệc. 

- What: Tên sự kiện là gì?
Tên sự kiện là dấu ấn duy nhất sót lại ngay cả khi buổi lễ đã kết thúc rất lâu. Do đó, cần đặt tên dựa vào mục tiêu hướng đến, loại hình sự kiện và phải thật sự độc đáo và không trùng lặp với bất cứ sự kiện nào trước đó. 

- How: Làm như thế nào?
Sau khi trả lời hết 5W các bạn sẽ biết mình sẽ phải làm như thế nào với sự kiện của bạn. Sự kiện đó được tiến hành như thế nào từ đầu đến cuối? Tùy vào tính chất của sự kiện, theo yêu cầu khách hàng, hoặc tùy theo ý tưởng, ngân sách cụ thể sẽ có cách triển khai riêng cho từng sự kiện.

Bất cứ có ý tưởng gì hãy viết ra giấy
Có nhiều ý kiến cho rằng, các loại hình sự kiện đều có sẵn bố cục chung và chỉ cần dựa vào đó để thực hiện. Tổ chức sự kiện  là một lĩnh vực sáng tạo, không nên rập khuôn mô hình cứng nhắc cho sự kiện của khách hàng bạn. Ý tưởng sự kiện thường đến rất đột ngột, là một quản lý sự kiện chuyên nghiệp luôn thủ sẵn giấy và bút để ghi lại những cảm hứng bất chợt. Thường những ý tưởng ngẫu hứng đều gây ấn tượng mạnh tới khách hàng và có giá trị truyền thông lâu dài.

Tham khảo ý tưởng sự kiện từng diễn ra trong lĩnh vực của khách hàng
Cho dù ý tưởng là sự sáng tạo thì cũng đừng ngại tham khảo ý tưởng những sự kiện đã từng diễn ra trong lĩnh vực của khách hàng. Ngoài ra, tìm kiếm thông tin và ý tưởng trên mạng xã hội cũng là một ý kiến không tồi.


 
Xây dựng bản đồ tư duy
Bản đồ tư duy là phát minh vĩ đại của nhân loại, là công cụ hữu ích cho bất cứ nhà sáng tạo nội dung nào. Khi xây dựng bản đồ tư duy, kế hoạch và ý tưởng bạn bất chợt nghĩ sẽ logic hơn, liên kết các ý nhỏ lại với nhau thành một ý tưởng đột phá.
Cách sử dụng bản đồ tư duy cũng thể hiện với khách hàng và cấp trên rằng bạn đang rất nỗ lực cho sự kiện của họ.
 
 
Dựa vào sức mạnh đồng đội
Tổ chức sự kiện là lĩnh vực đề cao sức mạnh tập thể. Vì một mình bạn không thể vừa nghĩ ý tưởng, vừa thực hiện nó trong thời gian ngắn. Hơn nữa, dưới nhiều góc độ của nhiều người khác nhau, sẽ khiến cho sự kiện đa sắc màu và độc đáo hơn.
Trên đây là 7 cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện mà VietAnt thường áp dụng, hy vọng những chia sẻ này sẽ là thông tin hữu ích cho những ai đang quan tâm đến tổ chức sự kiện.