Việc đầu tiên khi bắt tay vào xây dựng một event nào chính là phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hãy cùng Vietant tìm hiểu 9 bước lập kế hoạch tổ chức hiệu quả nhé. 

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn được gọi là “event” là các hoạt động có ý nghĩa đối với một công ty, doanh nghiệp và được tổ chức tại một thời điểm nào đó. Qua sự kiện được tổ chức nhằm truyền tải thông điệp đến người tham gia sự kiện.
Để event diễn ra tốt đẹp, không thể thiếu giai đoạn lên kế hoạch các bước tổ chức sự kiện.

9 bước lập kế hoạch tổ chức event:

1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện hướng đến:
 
Để chương trình sự kiện được diễn ra thành công và đúng với chủ đề của sự kiện thì cần xác định rõ mục tiêu và loại hình sự kiện muốn hướng đến là gi, có thể là chương trình khai trương chi nhánh, khai trương cửa hàng, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị, tri ân khách hàng, trao thưởng nhân viên, year end party,.... Mỗi chương trình sự kiện sẽ có những kịch bản, nội dung lên chương trình khác nhau. Việc xác định loại hình sự kiện là bước đệm giúp bạn hình dung và hiểu rõ được công việc tiếp theo cần làm.

 
2. Xác định chủ đề và thông tin sự kiện
 
Để xác định chủ đề sự kiện thì chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ tất cả thông tin do khách hàng cung cấp. Thông thường, chủ đề event thường dựa trên mục đích nhận diện thương hiệu doanh nghiệp, công ty. Chủ đề phải mang tính sáng tạo, không có sự trùng lập ít nhất trong lĩnh vực của công ty khách hàng và phải truyền tải được thông điệp rõ ràng tới tệp khách hàng tham dự. Hay khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên, thường sẽ truyền tải thông điệp, giá trị tích cực cho xã hội.


 
3. Xác định thời gian, địa điểm rõ ràng
 
Thông thường, thời gian tổ chức sự kiện đã được khách hàng đưa ra trước, do đó việc cần làm của công ty tổ chức sự kiện là dự trù thời gian chuẩn bị cho event sắp diễn ra. Sau khi đã xác định được khung thời gian, cần liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm sớm để chọn và đặt được vị trí đẹp nhất cho khách hàng.


 
4. Xây dựng kịch bản event, timeline chương trình
 
Kịch bản chương trình event được xem như “linh hồn” của buổi sự kiện. Dựa trên loại hình sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ đưa ra kịch bản chương trình phù hợp. Nhưng đa số kịch bản, timeline chương trình đều theo bố cục: Khai mạc - nội dung chính - bế mạc. Với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ có 2 loại kịch bản: kịch bản tổng thể và kịch bản chi tiết.
 
5. Lập danh sách khách mời
 
Để sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo, không bỏ sót những nhân vật quan trọng hay để không bị lãng phí quá nhiều chi phí phát sinh, cần phải lập danh sách khách mời từ thứ tự quan trọng nhất đến thấp dần. Với các sự kiện lớn còn cần gửi thiệp mời, quà tặng kèm đến từng khách hàng tham dự.
 
6. Chuẩn bị cung ứng trang thiết bị, thiết kế logo và banner
 
Các công ty tổ chức sự kiện thường có dịch vụ cung ứng trang thiết bị đính kèm, trước ngày sự kiện diễn ra cần kiểm tra lại độ hao mòn máy móc và tình trạng hoạt động.  Ngoài ra còn có một số trang thiết bị cần thiết cho buổi sự kiện: sân khấu và dàn âm thanh ánh sáng, thiết kế logo và banner, máy trình chiếu, loa đài, dụng cụ y tế khẩn cấp… Còn về mặt nhân lực sự kiện cần phải có MC, PG, ca sĩ, các nhóm nhảy…
 
 
7. Lập kế hoạch quảng bá PR rộng rãi
 
Dựa vào mục tiêu mà khách hàng mong muốn thì kế hoạch quảng bá PR sự kiện sẽ được thực hiện. Với các doanh nghiệp tập đoàn lớn như LG, Techcombank, Bảo Việt… thì việc nhận diện thương hiệu qua một sự kiện nào đó là vô cùng quan trọng.. Để quảng bá sự kiện, đơn vị tổ chức thường sẽ thông qua các mối quan hệ truyền thông trong ngành như báo chí, các công ty truyền thông hay mạng xã hội, email...                                                                                                                                                                                                                                                                              
8. Dự trù kinh phí, lập phương án dự phòng khác
 
Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì việc dự trù kinh phí là điều cực kỳ cần thiết giúp khách hàng và chính đơn vị cung ứng tiết kiệm chi phí. Dự trù kinh phí bao gồm: kinh phí dành cho sự kiện, kinh phí cho các tình huống dự phòng khẩn cấp, kinh phí dịch vụ phát sinh nếu khách hàng yêu cầu.
 
9. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc event

Sau khi event kết thúc, hãy lưu lại phản hồi và đánh giá của khách hàng bằng phiếu đánh giá, quay video cảm nhận, để lại phản hồi tích cực trên mạng xã hội.
Nếu khách hàng chưa hài lòng ở điểm gì, chân thành xin lỗi và ghi nhớ để rút ra kinh nghiệm cho những buổi tổ chức sự kiện sau.
Dựa trên kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhiều năm, VietAnt đã tổng hợp 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả, hy vọng bài viết trên sẽ là kênh tham khảo hữu ích. Nếu bạn mong muốn có một sự kiện tuyệt vời nhất, hãy liên hệ với chúng tôi để được phục vụ tốt hơn cả sự mong đợi.