Dù ở bất cứ event nào thì việc đưa ra các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là giai đoạn vô cùng quan trọng, là kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết, góp phần đem lại sự thành công cho sự kiện. Hãy cùng Vietant tìm hiểu 8 bước tổ chức event chuyên nghiệp nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn được gọi là “event” là các hoạt động có ý nghĩa đối với một công ty, doanh nghiệp và được tổ chức tại một thời điểm nào đó. Qua sự kiện được tổ chức nhằm truyền tải thông điệp đến người tham gia sự kiện.
Để event diễn ra tốt đẹp, không thể thiếu giai đoạn lên kế hoạch các bước tổ chức sự kiện.

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định mục tiêu sự kiện hướng đến
Khi tổ chức sự kiện, khách hàng đều có mong muốn và mục đích đạt được qua sự kiện đó. Là một quản lý sự kiện chuyên nghiệp, phải cùng khách hàng xác định rõ mục tiêu để tiến hành tổ chức dễ dàng hơn.
 
2. Xác định chủ đề và nghiên cứu thông tin sự kiện
Khi nhận được lệnh cấp trên về việc triển khai event, phải xác định chủ đề và nghiên cứu thông tin sự kiện để đưa ra kế hoạch thực hiện suôn sẻ. 
Việc thống nhất chủ đề phải dựa trên nhu cầu và thông tin của khách hàng đưa ra: 
Loại hình sự kiện ( hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, sự kiện ra mắt sản phẩm, tiệc tất niên cuối năm, khai trương doanh nghiệp, kỷ niệm ngày thành lập…)


 
- Chọn tên chủ đề sự kiện ấn tượng, một sự kiện muốn thu hút người tham dự và giới truyền thông nhớ đến thì cần có một cái tên sáng tạo, nếu chuyên nghiệp hơn thì sáng tạo logo dành riêng cho sự kiện.
- Tệp khách hàng tham gia event ( quan chức cao cấp, nhân viên nội bộ công ty, họ hàng, đồng nghiệp…)
- Địa điểm, thời gian, làm thiệp mời
- Ý nghĩa sự kiện và thông điệp đem lại ( tri ân khách hàng đã ủng hộ sản phẩm, ra mắt và quảng bá sản phẩm mới, liên hoan cuối năm - chăm sóc đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên…)
- Ngân sách chi trả - đây là bước vô cùng quan trọng bởi chi phí là điều khách hàng luôn đặt sự quan tâm hàng đầu. Bạn phải hoạch toán chi phí ban đầu và dự phòng chi phí phát sinh, ngoài ra làm rõ các khoản chi phí kèm theo nếu khách hàng có nhu cầu.
 
3. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch tổ chức sự kiện thường có các giai đoạn sau: 
- Xây dựng kịch bản event, timeline chương trình, thiết kế poster, banner
- Sau khi hoạch toán ngân sách, liệt kê các hạng mục, chi phí cần phải chi ra: sân khấu, banner, thư mời, các nhà cung cấp giá thành hợp lý...
- Đề ra kế hoạch quảng bá và truyền thông sự kiện và các phương án dự phòng khẩn cấp khác



4. Chỉnh sửa và phân chia công việc
Khi đã hoàn thành các bước trên, đem kế hoạch để khách hàng và cấp trên duyệt và chỉnh sửa lần cuối. Sau khi đã chốt, phân chia nhân sự và thành lập ban tổ chức sự kiện với các công việc sau:
- Thành lập đoàn lễ tân để tiếp đón khách và phục vụ mọi nhu cầu khách hàng yêu cầu trong buổi event.
- Đội xử lý các sự cố phát sinh trong buổi event
- Đội theo dõi và điều phối quá trình phục vụ ăn uống trong sự kiện
- Đội hỗ trợ thực hiện hoạt động giao lưu: văn nghệ, mini game, game show, bốc thăm trúng thưởng…
 

 
5. Quảng cáo sự kiện với truyền thông
Dựa vào mục tiêu mà khách hàng mong muốn thì công tác quảng cáo sự kiện với giới truyền thông sẽ được thực hiện. Với các doanh nghiệp tập đoàn lớn như LG, Techcombank, Bảo Việt… thì việc nhận diện thương hiệu qua một sự kiện nào đó là vô cùng quan trọng.


 
6. Điều chỉnh và hoàn tất khâu chuẩn bị
Trước khi sự kiện được diễn ra, quản lý sự kiện cần phải có một buổi tập duyệt lại lần cuối, xem lại trang thiết bị hoạt động như thế nào, dàn sân khấu còn lỗi gì không… nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho chất lượng event.
Xử lý tình huống bất ngờ trong quá trình diễn ra sự kiện
Một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ được học qua các khoá đào tạo xử lý tình huống khẩn cấp trong quá trình diễn ra sự kiện: tình huống báo cháy khẩn cấp, khách hàng ốm đau...



 
7. Đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau khi event kết thúc và tiễn khách ra về, ban tổ chức cùng nhân viên khác sẽ tham gia thu dọn đồ đạc, trang thiết bị máy móc, vệ sinh hội trường, tiến hành trao trả mặt bằng và vật dụng mà nhà cung cấp cho thuê.
Sau buổi diễn ra event,  sẽ có một cuộc họp giữa khách hàng và người quản lý sự kiện để đánh giá lại quá trình công việc, thanh toán các chi phí tổ chức, đo độ hài lòng của khách hàng đối với ekip tổ chức, tổng kết và rút kinh nghiệm những thiết sót còn gặp phải.
 


 
Với 15 năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đáp ứng mọi quy mô khách hàng từ nhỏ đến lớn, kỹ năng tổ chức sự kiện của  VietAnt luôn chiều lòng được cả những vị khách khó tính nhất.
Đến với VietAnt, khách hàng sẽ được cùng tham gia xuyên suốt các bước tổ chức sự kiện để đem lại hiệu quả tốt nhất, chúng tôi luôn đặt ý kiến và mong muốn khách hàng lên hàng đầu và đưa ra mức chi phí hợp lý. Hãy liên hệ với VietAnt để có được trải nghiệm tuyệt vời nhất cho sự kiện của bạn.