Là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết việc lựa chọn địa điểm tổ chức quan trọng như thế nào. Cùng VietAnt liệt kê 8 lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện nhé.

Một sự kiện thành hay bại phải xem bước chọn địa điểm tổ chức sự kiện đã làm đúng hay chưa. Bởi lẽ địa điểm sẽ gắn bó với quá trình tổ chức từ đầu đến cuối chương trình, là ấn tượng đầu tiên của khách mời khi bước chân tới. Dưới đây là 8 lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện công ty không nên bỏ qua:

1. Đối tượng tham gia sự kiện là ai?
 

Tuỳ vào loại hình sự kiện mà khách hàng hướng đến: lễ hội, buổi hội thảo chuyên đề, sự kiện ra mắt và quảng bá sản phẩm, tiệc tất niên cuối năm, lễ khởi công động thổ, khai trương doanh nghiệp, khánh thành nhà, kỷ niệm ngày thành lập…để xác định được tệp khách mời là ai và nhu cầu khách mời khi đến với sự kiện.

Ví dụ đối với sinh viên, địa điểm tổ chức sự kiện cho sinh viên thường hướng đến không gian ngoài trời thuận tiện cho các hoạt động teambuilding, picnic dã ngoại kết hợp.
 

Hoạt động team building do VietAnt tổ chức

Hay nếu đối tượng khách mời là quan chức cao cấp thì không gian sự kiện phải sang trọng, cơ sở vật chất tiện nghi để đem lại bộ mặt hoàn hảo nhất cho đơn vị có nhu cầu tổ chức event

2. Số lượng khách mời tham dự event
 

Địa điểm tổ chức cần xem xét số lượng khách mời tham dự event, tránh không gian quá chật gây mất thiện cảm từ phía khách mời hay quá rộng thừa thãi kinh phí.

3. Khoảng cách địa lý, thời tiết, mức độ an toàn
 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần phải để ý đến khoảng cách địa lý. Nếu tệp khách mời sinh sống chủ yếu ở trung tâm thành phố Hà Nội mà lại tổ chức tiệc ở Long Biên sẽ ảnh hưởng đến quá trình di chuyển của họ, tạo sự ấn tượng thiếu chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị.

Với các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cần phải lưu ý đến yếu tố thời tiết. Hãy cân nhắc đến phương án dự phòng và chọn địa điểm có cả khu vực tiệc ngoài trời và trong nhà để tránh những yếu tố khách quan tác động.
 

Không gian tổ chức sự kiện lớn cùng VietAnt

Trong quá trình chuẩn bị event, là một nhà tổ chức sự kiện có tầm nhìn, đừng bao giờ chủ quan với công tác phòng chống cháy nổ, hoả hoạn bất ngờ. Nếu cẩn thận hơn và có thể sắp xếp được, hãy chọn các địa điểm tổ chức gần bệnh viện, đồn công an thuận tiện cho việc xử lý sự cố nếu xảy ra

4. Dịch vụ hỗ trợ sự kiện gần địa điểm tổ chức
 

Hạn chế thuê dàn loa đài, khu vực tổ chức ăn uống cách địa điểm tổ chức sự kiện đến 10 cây số. Vì người làm dịch vụ tổ chức event sẽ không thể kiểm soát được chất lượng của cả 2 địa điểm khác nhau, khi có sự cố xảy ra thì khâu xử lý mất khá nhiều thời gian.

Hơn nữa sẽ ảnh hưởng đến quá trình di chuyển của khách mời khi tổ chức sân khấu âm nhạc ở một nơi, ăn uống lại phải di chuyển bằng phương tiện xe ở nơi khác xa hơn, mất điểm trầm trọng trong mắt khách tham dự.

5. Dịch vụ đi kèm tại nơi tổ chức sự kiện
 

Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ có ưu đãi dịch vụ đi kèm hấp dẫn để cạnh tranh thị trường. Các nhà tổ chức sự kiện nên tận dụng ưu thế này để xem xét tích hợp dịch vụ loa đài, sân khấu, thiết kế banner hay cả dịch vụ ăn uống hậu sự kiện… 
 

Hội nghị quản lý kinh doanh của MB Ageas
 

6. Nhân viên phục vụ
 

Cho dù là khách sạn 5 sao, không gian tiệc sang trọng đến mấy mà nhân viên phục vụ thiếu nhiệt tình hay điều phối số lượng nhân viên quá ít cũng ảnh hưởng đến chất lượng tổ chức sự kiện. Cho nên, ngay từ khi làm hợp đồng dịch vụ, hãy đưa ra yêu cầu khắt khe về nhân viên phục vụ.

7. Khu vực đậu xe
 

Đây là yếu tố ít ai để ý tới nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến việc thuận tiện giao thông và sự thoải mái của khách mời. Không ít sự kiện mà khách mời đã đến rồi bỏ về chỉ vì không còn chỗ đỗ xe.

Khi chọn địa điểm tổ chức event, hãy chọn những nơi có khu vực đỗ xe riêng và rộng rãi, tránh rắc rối không cần thiết cho buổi tiệc.

8. Chi phí và các điều khoản tại địa điểm tổ chức sự kiện
 

Chi phí tổ chức sự kiện thường khá tốn kém nên phải xem xét giá cả các địa điểm tổ chức và đưa ra so sánh, chọn được địa điểm tổ chức phù hợp. Do đó, để tiết kiệm công sức và chi phí, các sự kiện quy mô lớn thường sẽ thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn tốt nhất.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và tối ưu chi phí

Địa chỉ công ty tổ chức sự kiện uy tín
 

Để lựa chọn địa điểm phù hợp, thì việc tìm kiếm công ty tổ chức sự kiện uy tín và đáng tin cậy là giải pháp tối ưu nhất. Với 15 năm kinh nghiệm dày dặn từ các sự kiện nhỏ đến quy mô lớn đến hàng trăm nghìn khách tham dự, VietAnt tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trong quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện. VietAnt luôn nỗ lực cống hiến từng ngày để đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. 

Bài viết trên đây đã tổng hợp chi tiết 8 lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong giai đoạn lên kế hoạch event.