Dù ở bất cứ event nào thì việc đưa ra quy trình tổ chức sự kiện là một mắt xích vô cùng quan trọng, góp phần đem lại sự thành công cho sự kiện. Hãy cùng Vietant tìm hiểu quy trình tổ chức event đơn giản mà chuyên nghiệp nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn được gọi là “event” là các hoạt động có ý nghĩa đối với một công ty, doanh nghiệp và được tổ chức tại một thời điểm nào đó. Qua sự kiện được tổ chức nhằm truyền tải thông điệp đến người tham gia sự kiện.
 

 

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn chuẩn bị

Xác định chủ đề và nghiên cứu thông tin sự kiện:
Trước khi triển khai bất kỳ chương trình event nào, cần phải xác định chủ đề và nghiên cứu thông tin sự kiện để đưa ra kế hoạch thực hiện suôn sẻ. Việc thống nhất chủ đề phải dựa trên nhu cầu và thông tin của khách hàng đưa ra: 
- Loại hình sự kiện ( lễ hội, buổi hội thảo chuyên đề, sự kiện ra mắt và quảng bá sản phẩm, tiệc tất niên cuối năm, lễ khởi công động thổ, khai trương doanh nghiệp, khánh thành nhà, kỷ niệm ngày thành lập…)
- Tệp khách hàng hướng đến ( quan chức cao cấp, nhân viên nội bộ công ty, họ hàng…)
- Địa điểm, thời gian, ý nghĩa sự kiện 
- Ngân sách chi trả
 


Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:
Khi đã xác định được chủ đề, hãy lên kế hoạch tổ chức sự kiện thật tỉ mỉ và chi tiết nhất:
- Xây dựng kịch bản event, timeline chương trình, thiết kế poster
- Liệt kê các hạng mục, chi phí cần phải chi ra: sân khấu, banner, thư mời, các nhà cung cấp giá thành hợp lý...
- Đề ra kế hoạch marketing PR sự kiện và các phương án dự phòng khác
 

Chỉnh sửa và phân chia công việc:
Khi đã hoàn thành các bước trên, đem kế hoạch để khách hàng và cấp trên duyệt và chỉnh sửa lần cuối. Sau khi đã chốt, lập tức phân chia công việc theo từng team, có thể thành lập ban tổ chức sự kiện cốt cán.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn tổ chức

Thực hiện các công việc ở khâu chuẩn bị 
Khâu chuẩn bị sự kiện có thể lên đến hơn 2 tuần nên đội ngũ tổ chức càng đông thì công việc sẽ được xử lý nhanh và hiệu quả hơn.
- Nếu là sự kiện có quy mô lớn thì cần phải xin giấy phép tổ chức ( hãy đảm bảo xin giấy phép sớm trước 7- 10 ngày đề phòng có vấn đề trục trặc xảy ra dẫn đến việc không thể tổ chức)
- Liên hệ nhà cung cấp: thuê hội trường, dựng sân khấu, mời MC…
- Gửi thư mời, PR sự kiện trên mọi hình thức: quảng cáo trên mạng xã hội, treo banner ở các khu phố đông đúc, gây ấn tượng bằng thư mời độc đáo và mang tính sáng tạo...
- Dàn dựng và tổng duyệt sự kiện: kiểm tra loa đài và ánh sáng sân khấu, diễn tập văn nghệ, duyệt nội dung game show và các phần quà bốc thăm trúng thưởng khác...
 

Quá trình diễn ra sự kiện
Quá trình diễn ra sự kiện thường diễn ra như sau:
- Thành lập đoàn lễ tân để tiếp đón khách và ổn định chỗ ngồi
- Khai mạc chương trình bằng lời chào MC và tiết mục văn nghệ, quan sát và xử lý nhanh nếu có trục trặc về trang thiết bị
- Theo dõi và điều phối quá trình phục vụ ăn uống trong sự kiện
- Hỗ trợ thực hiện hoạt động giao lưu: văn nghệ, chơi trò chơi, game show, bốc thăm trúng thưởng…
- Hỗ trợ và xử lý nhanh các trường hợp khẩn cấp khác: báo cháy khẩn cấp, sức khoẻ khách tham dự có vấn đề cần được trợ giúp...

Quy trình diễn ra khi sự kiện kết thúc

Xử lý công việc sau khi event kết thúc:
Sau khi event kết thúc và tiễn khách ra về, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ tham gia thu dọn đồ đạc, trang thiết bị máy móc, vệ sinh hội trường, tiến hành trao trả mặt bằng và vật dụng mà nhà cung cấp cho thuê.
 

Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau buổi diễn ra event,  sẽ có một cuộc họp giữa khách hàng và công ty tổ chức sự kiện để đánh giá lại quá trình công việc, thanh toán các chi phí tổ chức, đo độ hài lòng của khách hàng đối với ekip tổ chức, tổng kết và rút kinh nghiệm những thiết sót còn gặp phải.
Bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ và chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện thường được diễn ra như thế nào. Với 15 năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đáp ứng mọi quy mô khách hàng từ nhỏ đến lớn, VietAnt luôn đưa ra quy trình tổ chức sự kiện đơn giản mà chuyên nghiệp, chiều lòng được cả những vị khách khó tính nhất.
 

Đến với VietAnt, khách hàng sẽ được cùng tham gia và quyết định quy trình tổ chức sự kiện để đem lại hiệu quả tốt nhất, chúng tôi luôn đặt ý kiến và mong muốn khách hàng lên hàng đầu và đưa ra mức chi phí hợp lý. Hãy liên hệ với VietAnt để có được trải nghiệm tuyệt vời nhất cho sự kiện của bạn,